„Szukanie jednej faktury kosztuje nas pół dnia tygodniowo"

Odłożenie to nie to samo co odnalezienie

Większość firm nie ma problemu z archiwizacją. Ma problem z wyszukiwaniem. Faktura jest zeskanowana, oferta zapisana, umowa leży w segregatorze — tylko w razie wątpliwości nikt już nie wie, pod jaką nazwą, z którego roku, w czyjej skrzynce.

Kosztowne nie jest jedno takie szukanie. Kosztowne jest to, że powtarza się co tydzień, zwykle właśnie wtedy, gdy i tak brakuje czasu: u doradcy podatkowego, przy reklamacji, przy pytaniu o zlecenie sprzed dwóch lat.

Co się zmienia

1. Wszystko trafia w jedno miejsce. Poczta, załączniki PDF, skany z biura, paragony z telefonu. Jeden punkt wejścia zamiast pięciu dróg.
2. Każdy dokument jest czytany, nie tylko odkładany. Kto go wysyła, czego dotyczy, jaka kwota, jaka data, do której sprawy należy. To wszystko zostaje przypisane do dokumentu — a Ty możesz to poprawić, jeśli coś się nie zgadza.
3. Szukanie zamienia się w pytanie. Zamiast otwierać segregatory: „Wszystkie faktury od tego dostawcy z ostatniego kwartału." Odpowiedź przychodzi razem z dokumentami, nie jako lista wyników.
4. To, czego brakuje, rzuca się w oczy. Umowy z terminem, niezapłacone faktury, oferty bez odpowiedzi. Dowiadujesz się o tym, zanim ktoś zadzwoni.

Twoja obecna archiwizacja zostaje taka, jaka jest. Nie stawiamy obok niej czegoś nowego i nie każemy wszystkim uczyć się od nowa.

Wymienione produkty są przykładami i markami swoich producentów. Czy i jak można podłączyć Twój system, ustalimy wcześniej wspólnie z Tobą.