Gdy nikt nie odbiera telefonu w biurze

Prawdziwy problem to nie ilość pracy

Rzadko to samo zlecenie staje się za duże. To raczej to, co dzieje się obok: telefon podczas montażu, zapytanie, które zsuwa się w dół skrzynki, oferta, na którą od dwóch tygodni nikt nie odpowiedział.

W podsumowaniu na koniec miesiąca tego nie widać. Zauważasz to po tym, że koniec pracy przesuwa się każdego dnia trochę później. I po zdaniu, do którego niechętnie się przyznajesz: tak naprawdę nie wiesz, ile zapytań w ostatnich trzech miesiącach pozostało bez odpowiedzi.

To nie jest błąd organizacyjny. Zdarza się to każdej firmie, w której ci sami ludzie mają pracować na zewnątrz i jednocześnie odpowiadać w środku.

Co się zmienia

1. Każde zapytanie ma swoje miejsce. Czy to telefon, e-mail, formularz kontaktowy czy wiadomość — wszystko trafia w jedno miejsce, z imieniem, sprawą i datą. Nic nie leży już jednocześnie w trzech skrzynkach.
2. Nic nie ginie niezauważone. Co pozostaje bez odpowiedzi po ustalonym terminie, zgłasza się samo. Nie jako góra zadań, lecz jako krótka lista rano.
3. Przypomnienia działają, nawet gdy o nich zapomnisz. Oferty otrzymują swoje przypomnienie, klienci po wizycie — wiadomość zwrotną, przyjazną i w Twoim tonie, bez konieczności pamiętania o tym.
4. Widzisz, co się naprawdę dzieje. Ile wpłynęło zapytań, co się z nimi stało, gdzie coś utknęło. Jedna strona, nie raport.

Nie dostajesz kolejnego oprogramowania, którym ktoś musi się zajmować. Dostajesz strukturę, która działa — i nas jako osobę kontaktową, gdy coś się zmienia.

Wymienione produkty są przykładami i markami swoich producentów. Czy i jak można podłączyć Twój system, ustalimy wcześniej wspólnie z Tobą.